Legal

Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 5 octombrie 2026

Această politică explică ce date personale prelucrăm atunci când folosești platforma SyncPBX (site-ul syncpbx.ro, portalul de client și aplicația mobilă SyncPBX pentru Android și iOS), de ce le prelucrăm și ce drepturi ai.

1. Cine suntem

Operatorul datelor este ITDATA TELECOM SRL, CUI 33542342, Nr. Reg. Com. J2014002587126, cu sediul în Str. Primăverii nr. 6, Cluj-Napoca, jud. Cluj, 400540, care operează platforma SyncPBX.ro.

Pentru orice întrebare legată de datele personale ne poți scrie la info [at] syncpbx [.] ro sau ne poți suna la +40 364 086 140.

2. Clienții noștri și datele apelanților

SyncPBX este o centrală telefonică în cloud pentru firme. Pentru datele contului (utilizatori, facturare) suntem operator. Pentru apelurile primite și efectuate de firmele client (numerele apelanților, înregistrări, mesaje vocale, programări, conversații cu recepționerul AI) firma client este operatorul, iar noi le prelucrăm doar în numele ei și după instrucțiunile ei, ca persoană împuternicită. Dacă ai sunat la o firmă care folosește SyncPBX, pentru drepturile tale adresează-te în primul rând acelei firme; o vom ajuta să îți răspundă.

3. Ce date prelucrăm

  • Date de cont: nume, adresă de email, număr de telefon, parolă (stocată doar criptat, ca hash), setările de autentificare în doi pași, rolul în firmă.
  • Date despre firmă și facturare: denumire, CUI, adresă, istoricul plăților și facturile. Datele cardului nu ajung la noi; le prelucrează direct procesatorul de plăți.
  • Date de apel: numărul apelantului și al celui apelat, data, durata și rezultatul apelului, extensia care a răspuns.
  • Conținut audio și text: înregistrările apelurilor (doar dacă firma client le-a activat), mesajele vocale și transcrierea lor, conversațiile cu recepționerul AI și rezumatul lor, programările făcute prin telefon, SMS sau WhatsApp (nume, telefon, data și serviciul).
  • Mesajele dintre agenți: textul mesajelor trimise în chat-ul intern al aplicației SyncVoIP, expeditorul, destinatarul, data și dacă au fost citite. Le văd doar cei doi agenți din conversație.
  • Date tehnice: adresa IP și dispozitivul la autentificare, jurnalul de autentificări și de acțiuni în cont, folosite pentru securitate.
  • În aplicația mobilă: un identificator de notificare (token Firebase), numele și modelul dispozitivului și versiunea aplicației, ca să îți putem trimite notificări și să vezi din ce dispozitive ești conectat.
  • Agenda telefonului (aplicația SyncVoIP): doar dacă îi dai acces, aplicația citește numele și numerele din agendă ca să poți alege pe cine suni și să vezi numele la apeluri. Agenda se citește doar pe telefon și nu este trimisă către noi.

Nu folosim datele pentru publicitate, nu le vindem și nu facem profilare în scop de marketing. Aplicațiile mobile nu colectează locația sau fotografiile și nu conțin reclame sau instrumente de urmărire de la terți. Agenda telefonului e citită doar local, ca mai sus. În modul „Fără cont”, SyncVoIP afișează doar reclame proprii SyncPBX, fără date despre tine trimise către terți.

4. De ce le prelucrăm

  • Furnizarea serviciului (executarea contractului): rutarea apelurilor, mesageria vocală, recepționerul AI, programările, rapoartele și notificările.
  • Facturarea și obligațiile legale (obligație legală): emiterea facturilor și păstrarea documentelor contabile.
  • Securitatea contului și a rețelei (interes legitim): prevenirea accesului neautorizat și a fraudei telefonice.
  • Comunicări despre serviciu (executarea contractului): emailuri și notificări push despre mesaje vocale, plăți, sold scăzut și anunțuri importante despre platformă.

5. Cu cine partajăm datele

Folosim furnizori care prelucrează date strict pentru a ne ajuta să livrăm serviciul, pe bază de contract:

  • OpenAI și, opțional, Google (Gemini): transcrierea mesajelor vocale, înțelegerea și generarea răspunsurilor recepționerului AI, sinteza vocală. Conform condițiilor lor pentru API, datele trimise nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor.
  • Google Firebase Cloud Messaging: livrarea notificărilor push către aplicația mobilă.
  • Procesatorii de plăți (de exemplu Stripe): procesarea plăților online.
  • Oblio: emiterea facturilor.
  • Furnizorii de telefonie, SMS și WhatsApp: transportul apelurilor și trimiterea mesajelor de confirmare a programărilor.
  • Furnizorii de găzduire ai serverelor platformei.

Unii dintre acești furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European; în aceste cazuri transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a altor garanții prevăzute de GDPR. Datele pot fi comunicate autorităților doar atunci când legea ne obligă.

6. Cât timp păstrăm datele

  • Datele contului, cât timp contul este activ.
  • Istoricul apelurilor, înregistrările, mesajele vocale și conversațiile cu recepționerul AI, cât timp firma client le păstrează în cont; utilizatorii cu drepturi le pot șterge oricând din portal.
  • Mesajele dintre agenți, cât timp există conturile celor doi utilizatori; se șterg odată cu contul.
  • Facturile și documentele contabile, pe durata impusă de legislația fiscală (în prezent 10 ani).
  • Jurnalele de securitate, o perioadă limitată, cât sunt necesare pentru investigarea incidentelor.

La închiderea contului ștergem sau anonimizăm datele, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

7. Ștergerea contului și a datelor

Poți cere ștergerea contului tău de utilizator (inclusiv a celui folosit în aplicația mobilă) și a datelor asociate scriindu-ne de pe adresa de email a contului la info [at] syncpbx [.] ro , cu subiectul „Ștergere cont”. Confirmăm cererea și o rezolvăm în cel mult 30 de zile. Dacă ești utilizator într-o firmă client, administratorul firmei îți poate șterge și el contul din portal, din secțiunea Echipă.

Se șterg: datele de profil, dispozitivele și tokenurile de notificare, sesiunile active. Datele firmei (apeluri, facturi) rămân în contul firmei, iar facturile se păstrează cât cere legea.

Pentru a opri doar notificările, te poți deconecta din aplicație sau le poți dezactiva din setările telefonului.

8. Drepturile tale

Conform GDPR ai dreptul de acces la date, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate și de opoziție. Ne poți scrie la info [at] syncpbx [.] ro și îți răspundem în cel mult o lună. Ai și dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro).

9. Cum protejăm datele

Conexiunile către platformă și aplicație sunt criptate (HTTPS), parolele sunt stocate doar ca hash, autentificarea în doi pași este disponibilă pentru toate conturile, iar accesul la date e limitat după rolul fiecărui utilizator. Serverele de telefonie sunt protejate de firewall și de blocarea automată a încercărilor repetate de autentificare.

10. Copiii

Serviciul este destinat firmelor și nu se adresează persoanelor sub 16 ani.

11. Modificări

Putem actualiza această politică atunci când serviciul sau legislația se schimbă. Data ultimei actualizări apare la începutul paginii, iar despre schimbările importante îi anunțăm pe clienți prin email.